Saat ini, kemajuan teknologi semakin memudahkan berbagai sektor, termasuk bidang pendidikan. Salah satu inovasi penting yang berkembang adalah aplikasi administrasi sekolah. Aplikasi ini dirancang untuk membantu mempermudah pengelolaan administrasi sekolah secara digital, menggantikan sistem manual yang sering kali memakan waktu dan tenaga.
Dengan menggunakan aplikasi administrasi sekolah, berbagai tugas seperti manajemen siswa, pencatatan keuangan, pengaturan jadwal, hingga penilaian dapat dilakukan secara efisien dan akurat. Selain itu, aplikasi ini juga memudahkan untuk berkomunikasi yang lebih lancar antara guru, siswa, dan orang tua melalui platform terpadu.
Banyak sekolah, baik di jenjang pendidikan dasar maupun menengah, kini beralih ke sistem administrasi berbasis aplikasi untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas operasional. Pada uraian ini akan dibahas mengenai beberapa aplikasi administrasi sekolah.
1. Fekara
Aplikasi administrasi sekolah yang pertama ini adalah fekara. Tentu banyak yang belum paham mengenai aplikasi ini. Fekara adalah salah satu aplikasi administrasi sekolah berbasis web yang dapat diakses secara gratis. Pengguna dapat mencobanya setelah melakukan pendaftaran terlebih dahulu melalui situs resminya.
Salah satu keunggulan Fekara adalah tampilan dashboard yang bersih dan modern, sehingga mudah digunakan. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai fitur penting seperti manajemen ujian, budgeting, hingga fitur perpesanan antar staf sekolah.
Tidak hanya itu, Fekara juga dapat diakses melalui perangkat mobile seperti smartphone atau tablet, sehingga memberikan fleksibilitas kepada pengguna untuk mengelola administrasi sekolah kapan saja dan di mana saja. Namun, Fekara juga memiliki beberapa keterbatasan.
Dalam versi gratisnya, kapasitas penyimpanan dan bandwidth dibatasi, dan aplikasi ini hanya dapat digunakan untuk 50 siswa dan 5 guru. Untuk jumlah pengguna lebih dari itu, pengguna dikenakan biaya tambahan sebesar $0,20 per siswa atau pembayaran satu kali sebesar $350 tanpa batas pengguna.
2. Fedena
Fedena adalah perangkat lunak manajemen sekolah yang bersifat gratis dan open-source. Selain berfungsi sebagai sistem informasi siswa, Fedena menawarkan berbagai fitur untuk mempermudah pengelolaan data sekolah.
Kelebihan dari Fedena adalah kemampuannya untuk menampung jumlah admin dan siswa yang tidak terbatas, serta fleksibilitas dalam menambah mata pelajaran. Aplikasi ini dibangun dengan Ruby on Rails, yang memungkinkan pihak sekolah untuk mengkustomisasi kode sesuai kebutuhan spesifik.
Fitur-fitur utama yang disediakan Fedena meliputi manajemen sumber daya manusia, keuangan, ujian, dan akses login bagi siswa serta orang tua. Namun, pada versi open-source, Fedena memiliki beberapa keterbatasan fitur dibandingkan versi berbayarnya.
3. Gibbon
Tidak seperti Fekara dan Fedena, Gibbon menawarkan tidak hanya fitur administrasi sekolah, tetapi juga berbagai layanan yang bermanfaat bagi guru.
Kelebihan Gibbon terletak pada beragamnya fitur yang disediakan, termasuk alat untuk administrasi, keuangan, manajemen staf, penggajian, penjadwalan, serta pembuatan invoice. Bagi pengajar, Gibbon menyediakan fitur yang memungkinkan orang tua untuk mengakses buku nilai dan hasil penilaian, rubrik, serta katalog perpustakaan sekolah.
Namun, Gibbon memiliki kelemahan pada aspek teknis. Bagi pengguna yang tidak terlalu familiar dengan pemrograman, bisa menjadi tantangan. Dukungan teknis dari Gibbon umumnya disediakan oleh pengguna lain, seperti admin, guru, atau orang tua. Minimnya informasi resmi juga menuntut pengguna untuk lebih mandiri dalam menavigasi dan memanfaatkan fitur-fiturnya sesuai kebutuhan sekolah.
4. OpenSIS
OpenSIS adalah platform gratis dan open-source yang dirancang untuk sekolah dasar hingga menengah (SD, SMP, SMA/SMK) baik negeri maupun swasta. Aplikasi ini sangat cocok digunakan oleh sekolah kecil yang memiliki staf IT untuk mengelola sistem.
Kelebihan OpenSIS adalah bahwa versi gratisnya sudah cukup kaya akan fitur. Aplikasi ini mendukung penyimpanan transkrip, rekam kesehatan, data kehadiran, informasi demografis, penjadwalan, buku nilai, hingga laporan yang bisa dikustomisasi. Dengan rating 4.8/5 di SourceForge, OpenSIS mendapat ulasan sangat positif.
Namun, OpenSIS memiliki kekurangan dalam hal ketersediaan fitur untuk skala yang lebih besar. Beberapa fitur seperti jurusan, portal kelas, tagihan, atau laporan dalam skala besar tidak tersedia. Selain itu, pengelola aplikasi harus paham PostgreSQL untuk dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
5. SmartSchool
SmartSchool adalah aplikasi buatan lokal yang dirancang khusus untuk administrasi sekolah. Aplikasi ini mencakup empat bidang utama dalam manajemen administrasi sekolah.
Kelebihan SmartSchool dibandingkan dengan aplikasi lain adalah tampilannya yang user-friendly serta menggunakan bahasa Indonesia, sehingga mudah dioperasikan oleh pengguna. Sistem SmartSchool mencakup hampir seluruh kegiatan sekolah, mulai dari pembelajaran hingga manajemen informasi, dengan total 24 sistem yang terintegrasi.
Namun, saat ini hanya sebagian dari sistem tersebut yang telah siap digunakan, seperti Learning Management System yang meliputi e-Learning, e-Rapor, Ujian Berbasis Komputer (CBT), PPDB, dan Kelulusan. Sebagian besar fitur lainnya masih dalam tahap pengembangan.
Itulah penjelasan mengenai aplikasi administrasi sekolah. Pada penjelasan di atas tadi terdapat lima macam aplikasi yang dapat digunakan untuk urusan administrasi sekolah.